Conseils pour réussir son déménagement d’entreprise

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Quelles que soient les raisons qui vous poussent à envisager un déménagement, une relocalisation d’entreprise est une étape importante dans le développement de votre société. Vos locaux sont trop grands ou trop chers ? Ou bien vos locaux deviennent-ils trop petits en raison d’une forte croissance ? Ou plus généralement, compte tenu des nouvelles méthodes de travail encouragées par le télétravail et de la nécessité de trouver des espaces collectifs favorisant la communication et les réunions.

Informer les salariés du déménagement !

Selon la loi sur le dialogue social et l’emploi, les dirigeants sont tenus de prévenir le comité d’entreprise et le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail plusieurs semaines avant le déménagement. Toutefois, même si la loi l’exige, vous devez informer tous les salariés de votre décision le plus rapidement possible, sans distinction. L’idéal est de les prévenir au moins trois mois avant le grand jour, afin qu’ils aient le temps de se préparer physiquement et mentalement. Si vous devez changer de ville, ce sera plus difficile pour eux. L’aspect logistique est essentiel, mais cela ne signifie pas que les ressources humaines doivent être ignorées. Il s’agit plutôt d’un événement qui les touche directement. Leur gestion du temps et leurs habitudes changent radicalement. Si vous le souhaitez, vous pouvez même les impliquer dans le processus afin qu’ils se sentent concernés. Pour eux, il s’agira d’une transition qui leur permettra de mieux accepter les grands changements. Pour ce faire, organisez des visites groupées du nouveau lieu de travail, permettant à chacun d’exprimer ses sentiments sur le futur lieu de travail. Par ailleurs, vos clients doivent être prévenus. Ils doivent recevoir à l’avance les nouvelles coordonnées et être informés de la date du déménagement, période pendant laquelle ils auront des difficultés à vous joindre. Informez-les quelques jours avant le déménagement, pour éviter les mauvaises surprises. Vos clients comprendront, dans la mesure où ils ont été prévenus. Pour en savoir plus, cliquez sur organidem.fr.

Assurez-vous des formalités à remplir !

Avant même d’envisager de quitter le bureau, vous devez vous renseigner sur les formalités à remplir pour le déménagement d’entreprise. Tout d’abord, déposez un bail pour les anciens locaux. Certains baux commerciaux prévoient un préavis de 6 mois pour le départ de l’entreprise. N’oubliez pas d’examiner le contrat de bail au début d’un déménagement afin de ne pas être intimidé. En outre, vous devez connaître leurs politiques de déménagement auprès de votre compagnie d’assurance, de vos différents fournisseurs (internet, téléphone, électricité, équipements de sécurité, etc.) afin de savoir comment organiser le transfert des contrats à votre nouvelle adresse. N’oubliez pas d’informer les autorités de votre changement d’adresse. Vous pourrez par la suite faire un audit des nouveaux locaux et prévoir l’impact du déménagement sur les activités et plus encore. Si toutes ces tâches ne sont pas forcément à faire plusieurs mois à l’avance, il est indispensable de les connaître pour bien planifier le déménagement. N’hésitez pas à vous référer à cette liste pour des informations plus complètes sur les étapes de base d’un déménagement d’entreprise.

Cahier des charges, planification détaillée des opérations !

Une fois le bail signé, une étape est franchie et le déménagement doit être planifié et organisé très précisément en fonction d’une date précise. A cet effet, un cahier des charges détaillé avec un calendrier de planification précis permet de bien contrôler le processus de déménagement et d’éviter les oublis et les accidents qui sont source de stress et d’insatisfaction. Bien entendu, les délais suggérés pour les différentes tâches varient en fonction de la taille de l’entreprise, mais l’ordre des tâches est fondamentalement le même. Il est en effet possible de planifier les tâches et d’organiser les activités liées au déménagement une fois que l’emplacement actuel est notifié et que le nouveau est contracté. Afin d’établir un plan d’opérations efficace, vous pouvez créer un plan rétrospectif pour l’ensemble des tâches, en les regroupant de celles qui prennent le plus de temps d’organisation à celles que vous pouvez accomplir. De plus, vous pouvez classer vos activités par thème, puis définir un calendrier chronologique pour les différents groupes d’activités : administration, logistique, humain, déménagement lui-même, etc. Le plus important est de définir votre organisation et de vous y tenir.

Contacter un déménageur professionnel !

Cette démarche est indispensable pour que le mobilier de l’entreprise et toute la logistique puissent être transportés en toute sécurité avec des véhicules spéciaux conduits par des spécialistes du domaine. En particulier, si votre adresse professionnelle actuelle est à Paris, vous pouvez faire appel à un professionnel du déménagement d’entreprise à Paris. Les services de déménageurs fiables sont essentiels, surtout si vous disposez d’une grande structure et que vous devez transporter beaucoup de matériel. Optez pour la bonne entreprise de déménagement et assurez-vous que tout se passe bien. Privilégiez un expert capable de gérer toutes les phases de l’opération : les formalités, la préparation du déménagement, l’emballage de tous les biens et l’emménagement dans les nouveaux locaux. Si nécessaire, effectuez une solide comparaison pour trouver des rapports qualité-prix intéressants. 

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