Comment fonctionne l’e-procurement ?

e-procurement

Les entreprises préfèrent l’e-procurement aux méthodes traditionnelles. La numérisation et l’automatisation du processus d’achat réduisent considérablement les coûts et les délais pour eux. Cela aide également les entreprises à augmenter considérablement la vitesse à laquelle elles acquièrent des articles. En revanche, de nombreuses personnes préfèrent acheter des articles en ligne en raison de sa commodité et de sa disponibilité.

L’e-procurement : definition

Le terme « e-procurement » est dérivé du préfixe « e — », qui signifie électronique, et du mot « procurement ». Il fait référence à l’acte de gérer les approvisionnements, les achats et les dossiers de l’entreprise via une plateforme en ligne. Les logiciels peuvent aider à rendre l’achat d’articles interentreprises, ou B2B, plus facile à gérer. Cela est dû au fait que les systèmes d’approvisionnement en ligne ne traitent que des achats auprès d’autres entreprises. Ils ne peuvent pas être utilisés pour des achats professionnels privés. Lors de l’achat d’articles B2B, il existe plusieurs fonctionnalités disponibles qui peuvent être intégrées dans un processus automatisé. Ceci est différent des achats en ligne classiques, qui n’ont pas de fonctionnalités supplémentaires ni d’automatisation. De nombreuses entreprises choisissent d’acheter des logiciels ou des outils logiciels spécifiques en ligne. En effet, de nombreux logiciels ne peuvent pas être achetés dans les magasins. Au lieu de cela, ils doivent être achetés via une plateforme d’approvisionnement. De plus, les commandes commerciales peuvent être factorisées à l’aide de gestion d’approvisionnement en ligne.

L’e-procurement : comment fonctionne-t-il ?

L’achat via un système d’e-procurement implique généralement trois phases distinctes. Tout d’abord, l’acheteur choisit des articles et des services dans le catalogue. Ensuite, il transmet la commande aux fournisseurs, et enfin il reçoit les factures de ces fournisseurs. De nombreux systèmes d’approvisionnement en ligne fonctionnent dans le logiciel de planification des ressources de l’entreprise, qui se trouve généralement dans la section « Achats ». Cette intégration permet de passer des commandes via des catalogues en ligne. Les sites interentreprises en ligne offrent aux équipes d’achat un aperçu complet des offres actuelles. Cela offre la possibilité de choisir les produits et services souhaités en quelques clics. La transmission automatisée des commandes se produit lorsque les commandes sont terminées, éliminant ainsi tout retard de transmission. Lorsqu’une facture arrive par la poste, une entreprise peut y accéder immédiatement par des moyens électroniques tels qu’un PDF. Après avoir traité la facture, les entreprises la paient par affacturage, en payant directement avec une carte de crédit ou une ligne de crédit ou en transférant des fonds via les services bancaires électroniques. En tant qu’alternative à la plupart des plateformes de commerce électronique, ce processus est facile pour toute entreprise. L’achat en ligne permet aux acheteurs d’accéder aux catalogues en ligne des fournisseurs. Cela leur permet de comparer les offres, de rechercher dans les catalogues et de rationaliser le processus d’approvisionnement B2B. Le système d’approvisionnement en ligne de cette entreprise génère automatiquement des factures numériques pendant le processus d’achat. Les équipes achats utilisent ce système pour effectuer tous les achats en ligne via un workflow de validation.

Les avantages de l’e-procurement

Les fournisseurs peuvent bénéficier d’un système d’achat en ligne. Cela leur permet de gérer les contrats clients et les factures ainsi que d’améliorer leur collaboration avec les entreprises clientes. En revanche, la commande via un système d’approvisionnement électronique présente de nombreux avantages pour l’entreprise qui achète. Les catalogues en ligne facilitent la commande. Les consommateurs peuvent consulter les offres et choisir celle qui correspond le mieux à leurs besoins. Cela rend le traitement des commandes beaucoup plus rapide et plus pratique. Et en encourageant la transparence, ces catalogues aident les entreprises à gagner plus d’argent. Les solutions d’achat numériques permettent aux acheteurs d’éliminer le temps et la paperasserie nécessaires pour communiquer avec les fournisseurs. Ces systèmes gèrent automatiquement le processus d’achat en définissant un workflow. Cela évite aux acheteurs d’avoir à interagir manuellement avec les fournisseurs et réduit la quantité de travail administratif nécessaire. L’achat en ligne permet aux entreprises de passer des commandes plus rapidement que par le biais d’un processus traditionnel. Les commandes sont validées, facturées et payées instantanément ; aucun retard d’acheminement postal ne peut interrompre l’achat. Cela se traduit par des coûts inférieurs et plus d’options de division que l’achat traditionnel. Les catalogues en ligne contiennent beaucoup plus d’informations que les catalogues papier traditionnels. Ils ont également une sélection de produits de meilleure qualité et plus variée. Les clients n’ont plus besoin d’attendre que de nouvelles informations soient ajoutées au catalogue papier.

Comment choisir la plateforme de e-procurement ?

En mettant en place cette solution de dématérialisation d’achats, vous bénéficiez de nombreux atouts pour les services internes. Cela comprend une sécurité et une cohérence accrues ainsi qu’une diminution des taux d’erreur et des coûts réduits. De plus, cette solution permet de garder la maîtrise du budget. Il est ainsi nécessaire de bien choisir la plateforme d’approvisionnement électronique. Des hommes d’affaires français créent des solutions d’achats électroniques interentreprises. Créer des processus d’achat dématérialisés plaît à toute personne investie dans la création d’un système efficace.

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